Ventanilla electrónica de registro.
Software especializado para ofrecer a los usuarios de una Entidad y ciudadanos en general, una atención eficiente, oportuna y de alta calidad a través de sedes electrónicas o ventanillas únicas.
Flexible para configurar los tipos, flujos de trabajo, indicadores y puntos de control de cada entidad, y desarrollado siguiendo los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.
- Centrado en lograr usuarios y ciudadanos mejor atendidos.
- Puesta en funcionamiento en pocos días
- Armonizado con la normatividad de gestión documental
- Intuitivo, fácil de usar, agradable al usuario.
Funcionalidad.
Software especializado para ofrecer a los usuarios de una Entidad y ciudadanos en general, una atención eficiente, oportuna y de alta calidad a través de sedes electrónicas o ventanillas únicas.
Flexible para configurar los tipos, flujos de trabajo, indicadores y puntos de control de cada entidad, y desarrollado siguiendo los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.
Captura
Registro fácil y rápido de solicitudes entrantes, con pre-clasificación, asignación automática de QR y notificación al usuario.
Asignación
Perfil especializado para gestionar la bandeja de análisis, clasificación, asignación y/o re-asignación de solicitudes.
Procesamiento
Módulo de procesamiento de solicitudes con base en los flujos de trabajo, pre-condiciones y post-condiciones establecidos por la Entidad para cada tipo documental.
Notificación
sistema de notificaciones en tiempo real a las partes interesadas, sobre cambios y avances en la solicitud.
Consultas y analítica de datos
Potente sistema de generación de consultas, reportes, analítica, estadística e indicadores de gestión.
Auditoría y Calidad
Perfil con herramientas especializadas para monitoreo de la calidad de servicio y corrección o modificación de registros.
Parametrización
Herramienta flexible de configuración de estilos, plantillas de respuesta, variables de operación, categorias y flujos de trabajo.
Imágenes
Funciones sencillas, bien organizadas, pantallas claras, auto-descriptivas, intuitivas, para que en minutos todos puedan usar la aplicación. Vea como luce:
Internet, Intranet, multiplataforma,
Acceso desde PC y Laptops Windows
Tabletas y dispositivos Android
iBook y iPad,
Smartphones
¿Por qué?
El Archivo General de la Nación (AGN) en Colombia establece varias normas y directivas que regulan la gestión documental
y la implementación de sistemas de ventanilla única en las entidades públicas. Algunas de las principales son:
Ley 594 de 2000
Esta ley, conocida como la Ley General de Archivos, establece los principios y normas generales de la gestión documental en el país. En su Artículo 27, se señala que las entidades públicas deben implementar un sistema de administración de documentos en el ámbito de la gestión pública.
Decreto 2609 de 2012
Este decreto reglamenta parcialmente la Ley 594 de 2000 y establece los lineamientos generales para la gestión documental en la administración pública. En su Artículo 31, se establece la obligación de implementar un sistema de ventanilla única documental para la atención de los ciudadanos.
Directiva Presidencial 04/2012
Establece lineamientos para la implementación de la ventanilla única documental en las entidades públicas. En esta directiva se establece la obligación de crear una ventanilla única documental electrónica para la recepción, trámite y respuesta de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y consultas de los ciudadanos.
La implementación de una ventanilla única y/o sede electrónica en las entidades públicas en Colombia tiene varias importancias y razones, entre las cuales se incluyen:
Simplificación de trámites
La ventanilla única y/o sede electrónica permite simplificar los trámites y procedimientos administrativos, evitando que los ciudadanos tengan que desplazarse físicamente a diferentes lugares para realizar diferentes trámites..
Ahorro de tiempo y recursos
Al permitir el acceso y tramitación de documentos de forma electrónica, se ahorra tiempo y recursos tanto para los ciudadanos como para las entidades públicas, ya que se evita la necesidad de desplazamientos y se agiliza el proceso de recepción y envío de documentos.
Transparencia y accesibilidad
Una ventanilla única y/o sede electrónica brinda transparencia en la gestión pública al permitir a los ciudadanos acceder a la información y realizar trámites de forma electrónica las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde cualquier lugar con acceso a internet.
Reducción de la cargas
La implementación de una ventanilla única y/o sede electrónica ayuda a reducir las cargas de trabajo en las entidades públicas al simplificar los trámites y eliminar procesos innecesarios. Esto agiliza la atención a los ciudadanos y mejora la eficiencia en la gestión pública.
Mejora en la calidad del servicio
La implementación de una ventanilla única y/o sede electrónica permite estandarizar los procesos y mejorar la calidad del servicio prestado por las entidades públicas, ya que se establecen procedimientos claros y se garantiza la trazabilidad de los trámites.
Gobierno Digital
La implementación de una ventanilla única y/o sede electrónica impulsa la transformación digital en la administración pública, promoviendo el uso de las tecnologías de la información al servicio del Ciudadano.
¿ Para Quién ?
Aplica para entidades públicas del orden territorial y nacional, sus dependencias, las entidades descentralizadas,
empresas de servicios públicos y empresas del estado en general.
¿ Cómo Obtener ?
Articulamos nuestra solución de Ventanilla Electrónica de Registro a los planes estratégicos de gestión documental y modalidades de contratación de cada Entidad.
En cada caso tenemos opciones de servicio flexibles que se adaptan las necesidades y presupuesto de la Entidad.
OnLine
- Modalidad Software como servicio (SAAS)
- Activación y puesta en marcha en pocos días
- Asistencia remota para soporte y configuración
- Facturación mensual de arrendamiento de Software
- Sistema disponible via WEB, desde computadores, tabletas, dispositivos móviles en la Entidad
Adquisición
- Modalidad de Licenciamiento de Software
- Configuración a la medida de la Entidad
- Asistencia remota para soporte y configuración
- Presupuestos ajustables de acuerdo con el alcance y niveles de servicio
- Sistema disponible INTRANET/EXTRANET, desde computadores, tabletas, dispositivos móviles en la Entidad
Consultoría
- Consultorpia especializada en Gestión Documental
- Modalidad de Licenciamiento de Software
- Articulación con el P.G.D. de la Entidad
- Asistencia presencial para soporte y configuración
- Presupuestos ajustables de acuerdo con objetivos del proyecto
- Sistema disponible INTRANET/EXTRANET, desde computadores, tabletas, dispositivos móviles en la Entidad
Diversas normas y directivas establecen la obligación de implementar sistemas de ventanilla única y/o sede electrónica como parte de la gestión documental y la atención al ciudadano en las entidades públicas, garantizando así una mejora en la eficiencia, transparencia y acceso a los trámites y servicios gubernamentales.
Contacto
Estamos listos para ayudarle a implementar el software de Ventanilla Electrónica de Registro, V.E.R. 1.0.
y así sistematizar la gestión de requerimientos y comunicaciones en armonia con el plan de gestión documental de su entidad.
Compañia
Servicios proveidos por:
Buzón e-mail
contacto@servicios123.co
Oficina
Bogotá, D.C. Cra. 7 No. 156-68, Of. 1805